Take the important step towards working without physical paper and use the benefits of electronic formats. Any business may now digitally transform its document management process by selecting and utilizing the ExpertDOC platform.
What is Expert Doc?
In any company, in any field, there is an acute need to organize documents. We all know how much time can be wasted looking for a contract, an additional act and how the document that you knew very well where you put, seems to disappear exactly when you need it the most. How many times have we found out too late that a contract has expired or that we have missed updating prices with a certain partner? In addition to financial loss, these situations affect the image of your company.
De ce să alegi Expert Doc?
Creșterea eficienței
La nivel de angajat, eficiența scade și amânarea rezolvării anumitor situații se poate instala ușor, pornind de la ideea că un angajat dintr-un department comercial poate pierde până la 20% din timpul de lucru căutând documente, încercând să organizeze și să țină actualizate diverse rapoarte de evidență, certitudinea că nimic nu s-a pierdut sau omis rămânând un subiect deschis.
Volum mare de documente cu caracter confidențial
Odată cu munca în sistem remote, a apărut o nouă provocare referitoare la circuitul documentelor între angajații responsabili cu verificarea, aprobarea și semnarea documentelor. Mai mult, pentru multe companii, menținerea confidențialității documentelor este un subiect în privința căruia compromisul nu este acceptabil.
O soluție simplă și eficientă
În întâmpinarea acestor nevoi, Expert Software a lansat soluția ExpertDoc prin care ne propunem să îmbunătățim eficiența și siguranța modului de lucru al angajaților din orice domeniu.
Eficientizarea gestionării documentelor
Soluția digitală ExpertDoc este foarte simplă. Odată configurată, vă oferă imediat:
- Acces ușor și securizat la toate documentele, clasificate așa cum vă doriți, în funcție de o paletă largă de parametri (de ex. denumire, valabilitate, generare alertă expirare, câmpuri ce se pot configura în funcție de modelul de business), accesibile de oriunde printr-un simplu click.
- Siguranța că nu ați omis reînnoirea sau actualizarea contractelor datorită alertelor pe care le puteți configura în funcție de necesitate.
- Organizarea inteligentă a documentelor în funcție de criterii prestabilite: parteneri, bănci, departamente, tipuri de fișiere, asociere tipuri de fișiere pentru fiecare entitate, tag-uri.
- Un mod de lucru colaborativ și lipsit de efort. Cu ExpertDoc definiți roluri, drepturi de acces la funcționalitățile aplicației și la diverse categorii de documente, grupuri de workflow pentru aprobarea documentelor într-un singur pas.
- Rapoarte corecte și rapide, în funcție de criteriile de interes (ex. Raport documente ce urmează să expire, filtrare în funcție de partener, tip document, dată, tag etc.)
Benefits of using the Standard functionality
Efficient workflow
Reduce the time spent to search and access information by organizing and managing documents in a structured and efficient way.
Increased accessibility
Allow all authorized personnel, regardless of location, access to company papers to facilitate information exchange and collaboration.
Ensured security
Control and protection of sensitive data by enabling permissions for access at the user or department level, you can grant users and departments the ability to write and read documents.
Reduced paper consumption
Achieve environmental sustainability by implementing actions towards reducing reliance on paper documentation and going digital.
Quick search
Save time by using advanced search features based on electronic organizing and indexing rather than laboriously searching through physical documents by hand.
Advanced enterprise features
Generate ready for printing documents
Define department-specific paragraphs and create templates for automatic generation of all documents issued by your company (contracts, addenda, annexes, etc.).
Multiple workflows
Verify the content of generated documents and document templates internally, and monitor the approval process for each at various levels of the hierarchy.
Invoice calculation
Set commercial parameters (items, prices, quantities, etc.) and automate the calculation process required to issue recurring invoices according to details in contracts, addenda, annexes, etc.
API
Access your ERP system to automatically retrieve data on items, partners and prices, and to send reports regarding issuance of recurring invoices.
Business intelligence
Perform managerial analysis by accessing data from the application with your own Business Intelligence tools.
Flexible Licensing Model
The platform is available on a subscription or license purchase basis (on-premise or on-demand), and it is possible to install and use the application using both the customer’s infrastructure and cloud services.
The platform functionalities are split into several modules, each belonging to one of two licensing options: Standard and Enterprise.
Standard Licensing
The Standard licensing option includes the basic functionalities of the platform, designed to meet the needs of all organizations that decide to change the old way of managing documents from physical to electronic format.
Enterprise Licensing
The Enterprise licensing option adds access to advanced functionalities that are ideal for organizations with high document volumes, complex workflows and stringent procedures.
Pași pentru implementarea Expert Doc
Începem cu o prezentare detaliată a soluției ExpertDoc. Vă asigurăm întregul nostru sprijin pentru implementarea soluției și setarea parametrilor în funcție de modelul dumneavoastră de business. Odată ce gestionarea documentelor este adresată și rezolvată, în timpul rămas vă puteți concentra asupra acțiunilor care aduc plus valoare afacerii dumneavoastră și vă susțin dezvoltarea companiei. Contactați-ne azi și vă ajutăm să implementați soluția digitală ExpertDoc în cel mai scurt timp.
