Faceți pasul important către dematerializarea documentelor fizice și profitați de avantajele utilizării formatelor electronice. Transformarea digitală a procesului de management al documentelor este acum la îndemâna oricărei companii, prin alegerea și implementarea platformei ExpertDOC.
Ce este Expert Doc?
În orice companie, din orice domeniu, apare o nevoie acută de organizare a documentelor. Știm cu toții cât timp se poate pierde căutând un contract, un act adițional și cum documentul pe care știai foarte bine unde l-ai pus, parcă dispare exact atunci când ai cea mai mare nevoie de el. De câte ori nu ni s-a întâmplat să constatăm cu întârziere că un contract a expirat sau că am omis actualizarea prețurilor în relație cu un anumit partener? Pe lângă pierderea financiară, aceste situații afectează imaginea companiei dumneavoastră.
De ce să alegi Expert Doc?
Creșterea eficienței
La nivel de angajat, eficiența scade și amânarea rezolvării anumitor situații se poate instala ușor, pornind de la ideea că un angajat dintr-un department comercial poate pierde până la 20% din timpul de lucru căutând documente, încercând să organizeze și să țină actualizate diverse rapoarte de evidență, certitudinea că nimic nu s-a pierdut sau omis rămânând un subiect deschis.
Volum mare de documente cu caracter confidențial
Odată cu munca în sistem remote, a apărut o nouă provocare referitoare la circuitul documentelor între angajații responsabili cu verificarea, aprobarea și semnarea documentelor. Mai mult, pentru multe companii, menținerea confidențialității documentelor este un subiect în privința căruia compromisul nu este acceptabil.
O soluție simplă și eficientă
În întâmpinarea acestor nevoi, Expert Software a lansat soluția ExpertDoc prin care ne propunem să îmbunătățim eficiența și siguranța modului de lucru al angajaților din orice domeniu.
Eficientizarea gestionării documentelor
Soluția digitală ExpertDoc este foarte simplă. Odată configurată, vă oferă imediat:
- Acces ușor și securizat la toate documentele, clasificate așa cum vă doriți, în funcție de o paletă largă de parametri (de ex. denumire, valabilitate, generare alertă expirare, câmpuri ce se pot configura în funcție de modelul de business), accesibile de oriunde printr-un simplu click.
- Siguranța că nu ați omis reînnoirea sau actualizarea contractelor datorită alertelor pe care le puteți configura în funcție de necesitate.
- Organizarea inteligentă a documentelor în funcție de criterii prestabilite: parteneri, bănci, departamente, tipuri de fișiere, asociere tipuri de fișiere pentru fiecare entitate, tag-uri.
- Un mod de lucru colaborativ și lipsit de efort. Cu ExpertDoc definiți roluri, drepturi de acces la funcționalitățile aplicației și la diverse categorii de documente, grupuri de workflow pentru aprobarea documentelor într-un singur pas.
- Rapoarte corecte și rapide, în funcție de criteriile de interes (ex. Raport documente ce urmează să expire, filtrare în funcție de partener, tip document, dată, tag etc.)
Avantajele utilizării funcționalităților Standard
Flux de lucru eficient
reduceți timpul necesar pentru căutarea și accesarea informațiilor, organizând și gestionând documentele în mod structurat și eficient.
Accesibilitate sporită
facilitați distribuirea informațiilor și colaborarea oferind acces la documentele companiei tuturor angajaților autorizați, indiferent de locația acestora.
Securitate asigurată
protejați informațiile confidențiale și controlați drepturile de scriere și citire a documentelor prin setarea permisiunilor de acces la nivel de utilizator sau departament.
Consum redus de hârtie
aplicați măsurile de sustenabilitate pentru mediul înconjurător prin reducerea dependenței de documentele tipărite și trecerea la modul de lucru digital.
Căutare rapidă
eliminați timpul pierdut pentru căutarea manuală a informațiilor din documentele fizice prin utilizarea funcționalităților de căutare avansată ce au la bază indexarea și organizarea în format electronic.
Funcționalități avansate de tip Enterprise
Generare documente pentru tipărire
definiți paragrafe specifice fiecărui departament și creați șabloane pentru generarea automată a tuturor documentelor emise de compania dumneavoastră (contracte, acte adiționale, anexe, etc.).
Workflow-uri multiple
validați intern conținutul atât pentru șabloanele documentelor, cât și pentru documentele generate și urmăriți procesul de aprobare a acestora pe mai multe niveluri ierarhice.
Calcul facturi
stabiliți parametri comerciali (articole, prețuri, cantități, etc.) și automatizați procesul de calcul necesar emiterii facturilor recurente conform detaliilor din contracte, acte adiționale, anexe, etc.
API
conectați sistemul dumneavoastră ERP pentru a prelua automat datele despre articole, parteneri și prețuri, dar și pentru a transmite rapoartele pentru emiterea facturilor recurente.
Business intelligence
realizați analize manageriale accesând datele din aplicație cu ajutorul propriilor dumneavoastră instrumente de tip Business Intelligence.
Model flexibil de Licențiere
Platforma este disponibilă în regim de subscripție sau achiziție licențe (on-premise sau on-demand), iar instalarea și utilizarea aplicației este posibilă folosind atât infrastructura beneficiarului, cât și servicii de tip cloud.
Funcționalitățile platformei sunt grupate în mai multe module, fiecare aparținând uneia dintre cele două variante de licențiere: Standard și Enterprise.
Licențiere Standard
Varianta de licențiere Standard include funcționalitățile de bază ale platformei, gândite să satisfacă nevoile tuturor organizațiilor care decid să schimbe vechiul mod de gestionare a documentelor din format fizic în format electronic.
Licențiere Enterprise
Varianta de licențiere Enterprise oferă în plus acces la funcționalități avansate ce se potrivesc organizațiilor cu volume mari de documente, fluxuri de lucru complexe și proceduri stricte.
Pași pentru implementarea Expert Doc
Începem cu o prezentare detaliată a soluției ExpertDoc. Vă asigurăm întregul nostru sprijin pentru implementarea soluției și setarea parametrilor în funcție de modelul dumneavoastră de business. Odată ce gestionarea documentelor este adresată și rezolvată, în timpul rămas vă puteți concentra asupra acțiunilor care aduc plus valoare afacerii dumneavoastră și vă susțin dezvoltarea companiei. Contactați-ne azi și vă ajutăm să implementați soluția digitală ExpertDoc în cel mai scurt timp.
