Expert Procurement este soluția completă, de tip procure-to-pay, pentru automatizarea și controlul întregului proces de achiziții. Prin ExpertProcurement reduceți costurile și fluidizați modul de lucru.
De ce să alegeți Expert Procurement?
1. Proces complet
Definiți și operați într-o singură interfață toate documentele incluse într-un proces de achiziție: cereri de achiziție, cereri de ofertă, oferte, comenzi de achiziție, contracte, avize, recepții, facturi și plăți. Obtineți vizibilitate și accelerare asupra întregului proces.
2. Fluxuri de lucru automatizate
Simplificați și strandardizați întregul proces, folosind un motor complex dedicat definirii și urmăririi fluxurilor de aprobare. Atingeți obiectivele de reducere a costurilor prin eliminarea fraudelor si a contractelor neconforme.
3. Gestionare optimă a relației cu furnizorii
Luați cele mai profitabile decizii de cumpărare analizând în detaliu fiecare rundă de negociere cu furnizorii și mențineți relații strategice de colaborare îndeplinind la timp obligațiile contractuale de plată. Transparentizați procesul de selecție a furnizorilor.
4. Interoperabilitate
Transferați printr-o interfață automatizată documente (comenzi, avize, facturi cu note contabile, plăți, etc.) și date (produse, parteneri, bănci, etc.) în relația cu toate sistemele financiare sau operaționale (ERP, WMS etc.) implicate în procesul de achiziții.
5. Control financiar
Aprobați achizițiile și plățile ținând cont de organizarea, utilizarea și monitorizarea structurilor specifice de bugete și centre de cost. Automatizați procesul de plată a facturilor aprobate, prin integrarea cu aplicațiile bancare.
6. Analiză și raportare
Stabiliți politicile și strategiile de achiziție având o imagine completă asupra documentelor procesate. Apelați la cea mai rapidă și flexibilă soluție de accesare a datelor din sistemul Expert Procurement, folosind propriile instrumente de tip Business Intelligence din compania dumneavoastră.
7. e-Invoicing
Eliminați operarea manuală a facturilor de intrare prin preluarea și importul acestora din sistemul ANAF RO-e Factura pentru o aliniere și procesare facilă a achizițiilor și plăților.
Cum funcționează Expert Procurement?
Interfața platformei este intuitivă și ușor de accesat prin intermediul unui simplu browser web. Orice angajat poate iniția o cerere de achiziție. Autentificarea în platformă se poate realiza pe baza unei combinații unice de tip adresă de e-mail și parolă sau pe baza conturilor de utilizator dintr-un domeniu Microsoft Active Directory.
Pentru fluidizarea, simplificarea și standardizarea întregului proces de achiziție, Expert Procurement pune la dispoziție un motor complex dedicat definirii fluxurilor de aprobare. În același timp, procesul de achiziție va fi bine controlat, astfel încât să se poată îndeplini obiectivele de reducere a costurilor prin eliminarea fraudelor, contractelor neconforme, plăților duplicate sau a problemelor generate de reconcilierea documentelor.
Platforma permite gestionarea documentelor în regim intercompany, prin automatizarea tranzacțiilor între companiile din același grup. De asemenea, în cadrul documentelor se pot utiliza mai multe monede și rate de schimb valutar.
Funcționalitățile de bază și modulele platformei
Descoperiți funcționalitățile platformei Expert Procurement:
Modul Administrare
Utilizatori, Roluri, Documente, Fluxuri de Aprobare
Definirea rolurilor de utilizare a aplicației stă la baza atribuirii drepturilor de acces și operare pentru fiecare modul în parte, în funcție de responsabilitățile fiecărui angajat implicat în procesul de achiziție.
În funcție de rolul și departamentul din care fac parte, utilizatorii pot fi grupați ierarhic, astfel încât să obținem o automatizare a fluxurilor de aprobare a achizițiilor, ținând cont de toate criteriile specifice: financiar, tehnic, etc.
Pot fi configurate praguri în baza cărora aprobarea documentelor de achiziție a bunurilor cu valori reduse să se realizeze direct de către managerii responsabili de anumite centre de cost, iar pentru bunurile ce depășesc anumite sume, aprobarea să se realizeze inclusiv de către responsabili din zona de top management.
Fiecare utilizator implicat în procesul de aprobare poate vizualiza lista solicitărilor primite și poate acționa prin a le accepta sau a le respinge, transmițând motivația fiecărei decizii.
Blocajele ce pot apărea în procesul de aprobare pot fi evitate în perioada concediilor deoarece rolul de aprobare se poate delega temporar către colegii disponibili.
Pentru accelerarea procesului de aprobare, în funcție de starea în care se află o cerere, se pot transmite notificări automate pe email către managerii responsabili.
Trasabilitate și Analiză Workflow-uri
Putem obține o vizibilitate completă asupra evoluției procesului de aprobare și operare a fiecărui document de achiziție, prin înregistrarea detaliată a acțiunilor operate la nivelul fiecărei stări asociate documentului respectiv.
Durata fiecărei acțiuni se determină și înregistrează automat, prin compararea datei și orei de operare a fiecărei solicitări cu data și ora la care a fost realizată acțiunea solicitată. Astfel, pot fi identificate și afișate rapid documentele pentru care aprobarea este întârziată.
Management Flux Achiziții
Cererile interne de achiziție
Platforma este accesibilă imediat prin orice browser web. Fiind intuitivă și ușor de folosit, cererile de achiziție pot fi inițiate de orice angajat.
Scopul inițial al plasării unei cereri de achiziție poate fi de a obține toate informațiile necesare (prețul pieței, caracteristici, etc.) pentru lansarea ulterioară a unei solicitări ferme de aprobare a achiziției.
Aflați mai multe despre cum se înregistrează o cerere de achiziție, dar și cum se pot gestiona simplu și ușor cererile de oferte, ofertele, rundele de negocieri.
Cum se înregistrează o cerere de achiziție?
Înregistrarea cererii se realizează simplu și rapid, astfel încât poate fi alocată în timp scurt unui reprezentant al departamentului de achiziții. Funcționalitatea de clonare a articolelor ușurează procesul de înregistrare a cererii. Pentru o descriere completă a produselor solicitate, utilizatorii au posibilitatea de a atașa diverse documente concludente.
Din punct de vedere financiar, pentru fiecare articol se poate asocia câte un cost specific, identificându-se astfel automat și managerii responsabili de aprobarea achiziției. În procesul de aprobare se poate ține cont dacă achiziționarea articolelor a fost sau nu bugetată inițial.
O cerere poate conține mai multe articole ce au asociate diverse centre de cost, respectiv diverși angajați responsabili de aprobarea achiziției. Astfel că cererea va fi aprobată complet după obținerea acordului de la toti responsabilii implicați.
După aprobare, cererea internă înregistrată direct în scopul achiziționării se va putea transforma automat în cerere de ofertă și va fi alocată unui responsabil din cadrul departamentului de achiziții, pentru a gestiona mai departe procesele de selecție și negociere cu furnizorii.
Management: cereri de ofertă, oferte, runde de negociere
Pentru fiecare cerere, responsabilul din partea departamentului de achiziții propune furnizorii potriviți pentru cumpărarea produselor solicitate. După salvarea detaliilor introduse, sistemul poate genera automat câte o linie de articol pentru fiecare furnizor selectat, astfel încât să se poată gestiona facil toate ofertele obținute cu ocazia fiecărei runde de negociere (cantitate ofertată, preț ofertat, discount ofertat, etc.).
În cazul în care, din diverse motive (tehnice, comerciale, etc.), este necesară solicitarea de produse suplimentare, acestea pot fi adăugate pe cererea inițială.
Analiza comparativă a ofertelor primite în cadrul fiecărei runde de negociere se poate realiza rapid în baza unui calcul de tip pivot, care grupează articolele pe fiecare furnizor în parte și evidențiază atât diferențele de preț, cantitate și valoare, cât și diferențele între totalurile ofertelor.
Pe măsură ce negocierile continuă, se pot obține comparații de discount între runde. La final se pot determina rapid procentele și valorile economisite față de bugetul inițial asociat cererii interne de achiziție. Calculele sunt salvate și transmise către managerii responsabili de aprobarea achiziției, astfel încât aceștia să poată lua decizii corecte și rapide.
Valorile economisite prin intermediul unei bune gestionari a rundelor de negociere, pot fi repartizate pe mai mulți ani financiari, astfel încât eficiența achizițiilor să fie evidențiată în bugetul companiei.
Management: comenzi de achiziție
În baza ofertelor declarate câștigătoare, se pot genera automat în sistem comenzile ferme de achiziție și bonurile de comandă ce pot conține diverse mențiuni cu privire la termene de livrare, documente necesare acceptării plății, penalități, garanții etc.
Dacă negocierea contractuală a impus plata eșalonată către furnizori, sistemul poate calcula și distribui valoarea ratelor pe un anumit interval de timp asociat graficului de plăți.
Modul Financiar
Management: facturi de achiziție, plăți, note contabile
Înregistrarea corectă a facturilor recepționate se poate realiza prin identificarea rapidă a comenzilor de aprovizionare și preluarea automată a detaliilor referitoare la articole, cantități, prețuri, etc. Odată înregistrate, facturile pot fi transmise către managerii responsabili pentru aprobarea plăților.
De asemenea, facturile se pot opera și din punct de vedere contabil, prin selecția detaliilor specifice (articole contabile, cote TVA, centre de cost multiple, etc.), astfel încât acestea să poată fi importate rapid și corect în sistemul ERP, însoțite de toate informațiile necesare.
După validarea înregistrării corecte din punct de vedere financiar-contabil, facturile pot fi procesate de către departamentul de trezorerie, în conformitate cu graficele de plăți negociate cu furnizorii sau conform condițiilor contractuale agreate și înregistrate în sistem.
Prin eficientizarea proceselor de înregistrare și plată a facturilor este evitată întârzierea plăților, astfel încât relația bună cu furnizorii strategici să se poată menține la același nivel.
Modul Analiză și Raportare
Deciziile de management specifice stabilirii politicilor și strategiilor de achiziție necesită o analiză avansată asupra datelor operate în sistem. Soluția propusă de noi este una flexibilă și implică punerea la dispoziție a datelor sub forma unor view-uri de tip cub/pivot, ce pot fi accesate cu propriile instrumente de tip Business Intelligence, folosite deja în mod uzual de companii.
Modul Data Master Manager
Informațiile referitoare la documente, furnizori, articole, bănci, etc. pot fi definite și întreținute direct în platformă, sau pot fi preluate prin conectarea cu sistemele ERP în care sunt gestionate.
Modul Conector pentru Tranzacții
Automatizarea transferului bidirecțional de documente (comenzi, avize, facturi, plăți, etc.) între ExpertProcurement și sistemele operaționale de tip ERP, WMS, etc., se poate realiza atât prin intermediul interfeței de tip API, cât și prin intermediul platformei noastre de tip Electronic Data Interchange – Expert Supplier.
Cum beneficiați de platforma Expert Procurement pentru compania dumneavoastră?
Completați formularul de mai jos și obțineți rapid o sesiune demonstrativă. Pentru orice întrebare, nu ezitați să ne contactați. Suntem aici!
