Arhivarea Electronică este o aplicație dedicată de arhivare, în conformitate cu legea 135/2007 a documentelor în format electronic. Asigurarea integrității documentelor, securității, confidențialitatea și disponibilitatea documentelor arhivate electronic reprezintă condiții esențiale în gestionarea și păstrarea în siguranță a informațiilor digitale.
1. Integritatea documentelor
Integritatea documentelor se referă la menținerea și protejarea datelor împotriva modificărilor neautorizate sau accidentale pe durata arhivării, în timp ce asigurarea securității are ca scop protejarea informațiilor și prevenirea accesului neautorizat sau a pierderii datelor sensibile.
Metode și bune practici
Metodele și practicile pe care le urmăm pentru asigurarea integrității și securității documentelor arhivate electronic sunt următoarele:
Utilizăm algoritmi de criptare a datelor pentru protejarea informațiilor în timpul stocării și transferului.
Semnături digitale sunt utilizate pentru a autentifica un document electronic și a garanta că acesta nu a fost modificat de la momentul semnării.
Backup și redundanță: realizăm copii de rezervă și asigurăm păstrarea redundanței documentelor pentru a evita pierderea informațiilor în caz de evenimente neașteptate, cum ar fi defectarea echipamentului sau atacuri cibernetice.
Controlul accesului: deținem un sistem de control al accesului pentru a ne asigura că doar persoanele autorizate au permisiunea de a accesa, edita sau șterge documentele arhivate.
Avem implementat un sistem de monitorizare, de tip jurnal, care înregistrează toate acțiunile asupra documentelor arhivate, pentru a putea identifica orice activitate suspectă.
Actualizări și patch-uri: ne asigurăm permanent că software-ul și sistemele utilizate pentru arhivare sunt actualizate constant cu cele mai recente patch-uri, dar și actualizări de securitate pentru a elimina eventualele vulnerabilități cunoscute.
Standardizare și metadate: utilizăm standarde de arhivare și metadate adecvate pentru documente, astfel încât să ne asiguram că acestea pot fi recunoscute și interpretate corect pe termen lung.
Efectuăm audituri periodice și deținem certificări de la terțe părți pentru a confirma că procesele de arhivare respectă standardele de integritate și securitate.
Investim în formarea și educarea personalului dedicat, asigurându-ne că angajații noștri sunt instruiți periodic în privința practicilor de securitate, precum evitarea phishing-ului, protejarea parolelor și recunoașterea potențialelor amenințări de securitate.
Am implementat politici clare pentru recuperarea datelor în caz de dezastre, prin care asigurăm raportarea, izolarea incidentelor și recuperarea datelor in cazul unui atac cibernetic sau unei breșe de securitate.
2. Confidențialitatea și caracterul privat al informațiilor stocate
Toate informațiile stocate sunt procesate într-un mod sigur și confidențial, respectând standardele GDPR (Regulamentul GDPR 679/2016), precum și alte reglementări aplicabile în materie de confidențialitate și protecție a datelor.
3. Disponibilitatea
Fiind un aspect foarte important în gestionarea informațiilor și arhivarea electronică, pentru garantarea disponibilitătii 24/7 a accesului la documentele arhivate electronic pentru utilizatorii autorizați, am implementat politici și sisteme eficiente prin care asigurăm:
Stabilitatea și fiabilitatea infrastructurii în care sunt stocate documentele arhivate electronic prin folosirea de servere de încredere, stocarea redundantă și implementarea unor măsuri adecvate pentru prevenirea pierderii datelor.
Organizarea și indexarea: toate documentele arhivate sunt organizate intr-o structura clară, coerentă și ușor de navigat.
Folosirea formatelor de fișiere standard și deschise, care au o durată de viață lungă și sunt ușor de citit cu un software comun, astfel încât să eliminăm riscul eventualelor incompatibilități cu sistemele din viitor.
Monitorizarea permanentă a evoluției tehnologiei, asigurându-ne că documentele arhivate pot fi migrate sau convertite în formate și sisteme mai noi, dacă este necesar, pentru a evita problemele de compatibilitate.
Ce documente arhivăm conform legii?
Orice tip de document poate fi arhivat conform legii, de la facturi fiscale, avize de livrare, state de plată, contracte, polițe de asigurare, etc.
Cadru legal
Legislația aplicabilă este următoarea:
- Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
- Legea 455/2001 privind semnătura electronică
- Ordinul MCSI 493/2009 privind normele tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
- Ordinul MCSI 489/2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date
- Ordinul MCSI 585/2011 pentru completarea Ordinului ministrului comunicațiilor şi societății informaționale nr. 489/2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date
Avantajele arhivei electronice
În România, Legea nr. 135/2007 reglementează arhivarea electronică a documentelor și a datelor cu caracter personal. Această lege aduce mai multe avantaje pentru instituții și persoanele implicate în gestionarea și păstrarea documentelor. Câteva dintre aceste avantaje sunt următoarele:
Securitatea datelor și integritatea fișierelor companiei
Optimizarea costurilor operaționale asociate clasificării, depozitării și căutării efective a documentelor
Valoare juridică: documentele pot fi folosite și ca mijloace probatorii în instanță
Valoare comercială: în tranzacții comerciale
Utilizarea în procese de control sau auditare
Accesibilitate și căutare facilă datorită indexării, organizării și posibilității de căutare rapidă a documentelor pe baza unor cuvinte cheie sau a metadatelor asociate.
Gestionarea controlului accesului la informații.
Scalabilitatea oferită de posibilitatea arhivării unui număr foarte mare de documente.
Accesarea documentelor remote, de la distanță, de oriunde.
Păstrare pe termen lung: documentele digitale pot fi păstrate și accesibile pe termen lung, evitându-se degradarea fizică a hârtiilor în timp.
Partajarea informațiilor: documentele electronice pot fi partajate rapid și în condiții de siguranță cu alte instituții sau persoane, facilitând colaborarea și schimbul de informații în mediul digital.
Conformitate cu legislația: arhivarea electronică efectuată în conformitate cu Legea nr.135/2007 asigură respectarea cerințelor legale privind conservarea documentelor și datelor cu caracter personal.
Sustenabilitatea este un aspect tot mai abordat de marile companii în ultima perioadă, tendința fiind aceea de a transfera această responsabilitate și către furnizorii lor.
Arhivarea electronică înseamnă reducerea transmisiilor de CO2, deci un mediu mai curat pentru noi toți și un partener cu atât mai integru pentru clienții dumneavoastră.
Asistență dedicată și specializată.
Pași pentru implementarea arhivei electronice
1. Arhivare Electronică: contractarea serviciului
Analizăm împreună nevoile companiei pe care o reprezentați și identificăm soluția cea mai eficientă din punct de vedere al optimizării proceselor și costurilor. Stabilim procedura de lucru și o punem în aplicare conform planului.
2. Responsabilitatea beneficiarului arhivării electronice
Beneficiarului îi revine obligația legală de a semna electronic, documentele ce urmează să fie arhivate, cu semnătura extinsă a titularului dreptului de dispoziție asupra documentului. Beneficiarului îi revine responsabilitatea să comunice administratorului informațiile necesare verificării valabilităţii certificatului folosit pentru semnarea electronică a documentelor stocate în arhiva electronică.
Arhivare Electronică: depunerea documentelor în arhivă conform legii 135/2007
Documentele necesare și condițiile de identificare sunt:
• Certificat digital calificat și valabil pentru semnătura electronică;
• Furnizarea informațiilor necesare verificării valabilității certificatului folosit pentru semnarea electronică a documentelor stocate în arhiva electronică.
• Documentul în forma electronică ce respectă condițiile prevăzute in art. 7 din Legea 135/2007 este semnat electronic de către administratorul arhivei, cu semnătura electronică, în care se atestă valoarea de original sau copie, conform indicațiilor titularului de drept asupra documentelor.
• Ulterior, documentele ce respecta condițiile de identificare de mai sus, sunt arhivate în locația stabilită de administratorul arhivei electronice.
De ce să ne alegi pentru implementarea arhivei electronice
Siguranța datelor
Aplicația noastră de arhivare oferă un nivel ridicat de securitate pentru datele dumneavoastră.
Compatibilitate extinsă
Cu ajutorul aplicației noastre de arhivare, puteți stoca și accesa fișiere într-un format compatibil cu o gamă largă de dispozitive și platforme. Indiferent de sistemul de operare pe care îl utilizați, puteți accesa cu ușurință conținutul arhivelor.
Interfață intuitivă
Am dezvoltat o interfață prietenoasă și intuitivă, astfel încât chiar și utilizatorii mai puțin tehnici să poată naviga cu ușurință în aplicație și să își gestioneze arhivele fără probleme.
Gestionarea arhivelor
Cu ajutorul funcțiilor noastre de gestionare a arhivelor, puteți organiza fișierele în dosare, puteți adăuga etichete și puteți căuta rapid conținutul dorit. Astfel, vă asigurăm o organizare impecabilă a conținutului dumneavoastră.
Actualizări frecvente
Echipa noastră de dezvoltare este dedicată oferirii constante a celei mai bune experiențe pentru utilizatori. Îmbunătățim constant aplicația, adăugând funcționalități noi și abordând feedback-ul dumneavoastră.
Asistență tehnică de calitate
Suntem aici pentru a oferi suport tehnic în cazul în care întâmpinați orice dificultate. Echipa noastră de asistență tehnică este disponibilă să vă ajute și să răspundă întrebărilor dumneavoastră legate de aplicație.
Actualizări și upgrade-uri gratuite
Îmbunătățim constant aplicația, astfel încât să vă puteți bucura întotdeauna de cele mai recente funcționalități și caracteristici.
Centrul de date acreditat
Centrul de date acreditat ADR (Autorizația 5842/01.10.2021) este proiectat pentru disponibilitate de 99,98%/an, dispune de suport și monitorizare 24/7/365, iar soluția noastră digitală utilizează un cluster de servere cu redundanță și replicare în timp real, atât în București cât și în Cluj, fiind gândită de asemenea pentru scalabilitate facilă, astfel încât oricând să poată fi extinsă pentru volume de date din ce în ce mai mari.
